Spre satisfactia vanzatorilor IT, auditorilor si avocatilor, utilizarea postei electronice intr-o afacere presupune, in principal, teama si confuzie in jurul riscului utilizarii acestei tehnologii in mediul de afaceri, scrie Financial Times.
"Problema din prezent este ca oamenii nu sunt foarte siguri ce legi exista in legatura cu administrarea scrisorilor electronice", a declarat Graham Yellowley, director tehnic al Mitsubishi Securities International.
"Oamenii se tem sa isi stearga mesajele primite. Am fost nevoiti sa ne adresam departamentului juridic privind practicile potrivite si apoi sa implementam un sistem de primire si arhivare a scrisorilor electronice. Unele lucruri esti nevoit sa le pastrezi. E nevoie de multa munca pentru a fi la curent cu politica interna", a precizat Yellowley.
Compania Morgan Stanley cunoaste aceasta foarte bine. Compania a fost amendata cu 15 mil. dolari (12 mil. euro), pentru ca nu a reusit sa predea mii de mesaje digitale comisiei de Securitate si Comert (SEC). Conform cartii lui Stephen Mason, posta electronica, mesageria instant si alte documente digitale au fost utilizate drept documente legale inca de la adoptarea acestor tehnologii.
Adoptarea la scara larga in ultimii 10 ani a tehnologiei Internetului a determinat modificarea modului in care guvernele si executivii din intreaga lume privesc mail-ul. In prezent, acesta este privit drept o "ruda" a contractelor, documentelor financiare si informatiilor de marketing. Mail-ul nu mai reprezinta doar un instrument "la moda" de a comunica cu alte persoane.
"Sunt o multime de legi in Marea Britanie, Uniunea Europeana si Statele Unite care se pot aplica unei companii, in functie de marimea afacerii ei, operatiunilor si domeniilor in care activeaza", a declarat Mark O'Connor, asociat al firmei de avocatura DLA Piper Rudnick.
"Exista legi destinate companiilor care utilizeaza mail-ul drept o forma de comunicare, dar daca firma utilizeaza mail-ul drept o forma de marketing, poate deveni subiectul unor noi legi".
"Companiile ar trebui sa aiba o abordare uniforma fata de pastrarea si stocarea mesajelor. Mergand pana la extreme, este ilegal sa distrugi documente odata ce au inceput un litigiu al unei firme", a adaugat Rudnick.
Un studiu al AMR Research arata ca pastrarea inregistrarilor si documentelor va necesita in 2006 cheltuieli de aproximativ 3,2 mld. dolari (25,5 mld. euro) din partea companiilor din intreaga lume, iar pentru 2007 acestea vor creaste cu 6%. Conform Gartner, pana in 2008, 60% dintre primele 2.000 cele mai mari companii din lume vor folosi produse de management al inregistrarilor.
Asadar, toate companiile sunt nevoite sa arhiveze pentru totdeauna toate mail-urile? Clive Davies, partener al firmei de avocatura Olswang, e de parere ca nu se va ajunge la aceasta situatie. "Oficialii guvernamentali reponsabili din Marea Britanie vor ca tu sa pastrezi doar mesajele personale pentru o perioada cat mai lunga de timp. O companie trebuie sa dezvolte o strategie de managment al email-urilor exact ca in cazul altor tipuri de documente. Nu exista nicio obligatie din partea legii pentru a pastra inregistrarile mesajelor, decat daca acestea vor fi relevante cerintelor legislatiei".
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu